Teknolojik gelişmelerin hız kazanmasıyla birlikte pek çok sektörde olduğu gibi muhasebe alanında da büyük kolaylıklar elde edilmeye başlandı. Bu konuda işletmeleri yakından alakadar eden defter beyan sistemi de bu gelişmelerin sonucunda oluşturulmuştur. Hızlı, güvenli ve daha kolay erişim imkanı sağlayan defter beyan sistemi nedir ve genel olarak ne işe yarar diye bakılacak olursa karşımıza belli bir sınıflandırma çıkar. Bu sınıflandırmaya göre basit usul defter tutanlar, serbest meslek erbapları ve işletme hesabına uygun defter tutan mükelleflerce kullanılabilen muhasebe sistemine defter beyan sistemi denilir. Bu sistem sayesinde işletmenin var olan hesap girdi ve çıktıları kolayca elektronik ortama aktarılabilir. Söz konusu defter beyan sistemi vergi beyannamelerinin yapılabilmesi, elektronik olarak belge hazırlayabilmek ve bildirimlerle dilekçelerin sağlanabilmesinde kullanılan gelişmiş bir sistemdir.
Defter beyan başvurusu nasıl yapılır?
Defter beyan başvuru için öncelikle bu sistemi kullanmak zorunluluğu olan mükelleflerin, sitemi kullanmaya başlayacakları yıl için bir önceki ayın son gününe kadar başvuru yapmaları gerekmektedir. Özetle sistem kullanımı için kullanılmak istenilen yılın bir önceki ayına ait son güne kadar defter beyan başvurusunda bulunmaları gerekir. Bu sistem uygulaması devreye girdiği andan itibaren sistemi kullanmak zorunda kalan mükellefler yetkilendirildiği meslek odası, meslek mensubu ya da kendi adlarına vergi dairesine başvuru yapmak zorundadır. Başvurular için www.defterbeyan.gov.tr adresini kullanarak kısa sürelerde işlemleri tamamlamak da mümkündür. Bu adresi kullanarak yapacağınız defter beyan kayıt işlemleri için işe başlama süresinin yedinci iş gününe kadar vergi dairesinden gerçekleştirilmesi mümkündür.
Başvuruları gerçekleştirip sisteme giriş yaptıktan sonra en çok merak edilen konulardan bir tanesi de defter beyan mükellef ekleme aşamasıdır. Basit bir şekilde halledilebilen mükellef ekleme işlemleri için şu aşamaları izleyebilirsiniz:
- Defter beyan sistemine giriş yapın.
- Sol yan kısımda yer alan panel yönetim alanından “Mali Müşavir İşlemleri” seçeneğine tıklayarak alt sekmelerinin açılmasını sağlayın.
- “Mükellef Yönetimi” alanına tıkladıktan sonra mükellef listesinden seçim yapılabilir. Eğer bu listede yer almayan bir mükellefi sisteme kayıt etmek istiyorsanız mükellefin vergi numarasını arama alanına yazarak “mükellef ekle” seçeneğiyle işlemleri tamamlayabilirsiniz.
- “Hızlı Geçiş Yap” seçeneğinden faydalanarak ilgili mükellefin defterleri arasında geçiş yapmanız mümkündür.
e Defter beyan ile defter beyan arasındaki farklar nelerdir?
Basit usule tabi olan mükellefler, serbest meslek erbabı olan kişiler ve işletme hesabı esasına göre defter tutan mükelleflerin defter beyan sistemini kullanmaları zorunludur. Dolayısı ile bu gruplardan herhangi birinde yer alan kişinin e defter beyan başvuru işlemlerini hallederek en kısa sürede sisteme dahil olması gerekir. Bu noktada e defter beyanı ile defter beyan arasından farkları açıklamak gerekirse;
- Defter beyan sistemi klasik usul, kırtasiye sistemine dayanırken e defter beyan sayesinde bu külfetten kolayca kurtulmak mümkündür.
- Bilgilerin elektronik ortamda saklanabilmesini sağlayan e defter sistemi hem işlem hızı hem de Gelir İdaresi Başkanlığı’na ulaşım kolaylığı ile defter beyandan daha avantajlıdır.
- Özellikle Gelir İdaresi Başkanlığı açısından her iki sistemi ele alırsak e defter beyanının kullanılması kayıt dışı işlemlerin önüne geçilebilmesini sağlar.
- E defter sisteminde e fatura işlemlerinin çok daha hızlı ve pratik bir şekilde halledilebilmesi.
- Defter beyan sistemi daha küçük ölçekli işletmeler tarafından kullanıldığı için e defter sistemine geçişler vergiye uyum sürecini hızlandırır.
- Defter beyan sisteminde defter tasdik süreci bulunurken e defter beyanlarında bu süreç elektronik ortamdan halledilebilir. Bu da işlem hızını yükselttiği gibi ekstra külfet oluşturmanın önüne geçer.
Defter beyan sistemi ne işe yarar?
17.12.2017 tarihinden itibaren bir zorunluluk olarak getirilen defter beyan sistemi serbest meslek grupları, işletme hesabına dayalı defter tutanlar ve basit usule tabi olan sayesinde belgelerin kolayca elde edilebilmesi sağlanır. Aynı zamanda gelir gider değerlerinin muhafaza edilerek faturalandırma sistemine de kolaylık sağlayan defter beyan sistemi verilerin saklanmasına da öncülük eder. Kolayca kayıt altına alınabilen, sistem dışı işlemlerin yapılmasına müsaade etmeyen defter beyan sistemi başta kırtasiye masrafı olmak üzere zamandan kazanımda sağlar. İnternetin bulunduğu her ortamdan kolayca erişilebilen defter beyan sisteminde tutulabilecek defterler de şunlardır:
- Amortisman,
- Ambar,
- Bitim işleri,
- Çiftçi işletme,
- Damga vergisi,
- Envanter,
- İşletme,
- Serbest meslek kazanç defteri.
