Dijitalleşme ile birlikte belge iletiminin önemli bir yoğunluğu internet ortamına taşındı. Kanunen zorunlu olan kaşelemenin yapılabilmesi için, hazırlanan belgenin çıktısı alınıp, kaşelenip yeniden tarayarak iletilmesi gerekir. Bu, hem zaman ve iş gücü kaybı hem de kağıt ve baskı maliyeti demektir. Mali mühür, işletmelerin ihtiyaç duyduğu boşluğu dolduran hizmettir. E-imzadan en büyük farkı kişilere değil firmalara çıkartılmasıdır.
Mali Mühür nedir?
Mali mühür, kısaca bir işletmenin kaşesinin dijital versiyonudur. USB formatındadır. USB’ye uyumlu ve paketten çıkan sim kartı ile kullanılır. Mali mühür, dijital ortamda kullanılan resmi dokümanların bütünlüğünü, kaynağını ve içeriğini korur. İletilmesi ve saklanması sürecinde güvenliğini ve gizliliğini temin eder.
E-fatura uygulaması kullanan tüzel kişilerin mali mühür kullanımı zorunludur. Bunun temel nedeni e-fatura başvurularında sisteme tanımlanmak için mali mühür kullanılmasıdır. Şahıs firmaları e-fatura başvurularını e-imza ile de yapabildiği için kullanımı zorunlu değil tercihe bağlıdır.
E-fatura kullanımının zorunlu olduğu durumlar 509 nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'nde düzenlemiştir. Bu doğrultuda mali mühür kullanımı gereken işletmeleri de şu şekilde sıralayabiliriz:
- Yıllık satış rakamları 2018, 2019 veya 2020 yıllarında 5 milyon TL, 2021 yılında 4 milyon TL ve 2022 yılında 3 milyon TL’yi aşan işletmeler,
- İnternet üzerinden alım satım yapan ya da gayrimenkul ve motorlu araç imal eden, satan ya da kiralayan, yıllık satış rakamları 2020 veya 2021 yılında 1 milyon TL’yi, 2022 yılında 500 bin TL’yi aşan işletmeler,
- Özel Tüketim Vergisi Kanunu 1 ve 3 nolu çizelgesinde belirtilen ürünlerin imalatını, alım ve satımını yapan şirketler,
- Meyve ve sebze satımı yapanlar veya komisyoncular arasından tüzel kişiliğe sahip olanlar,
- Konaklama hizmeti veren otel işletmeleri,
- Elektronik ortamda gayrimenkul ve motorlu araç alım satımı yapan tüzel kişiler, bu alışverişe aracılık eden dijital platformlar.
Mali mühür edindikten sonra, e-fatura ve e-defter başvuruları ayrı olarak Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) üzerinden yapılır. Mali mührün kurulumu için cihazınızda Java uygulaması bulunmalıdır. Kamu Sertifikasyon Merkezi internet sitesi üzerinden gerekli adımlar takip edilerek kurulum yapılır.
Mali mühür başvurusu nasıl yapılır?
Mali mühür, GİB denetimindedir. Başkanlık adına TÜBİTAK tarafından hazırlanır. Başvurular da doğrudan TÜBİTAK’a yapılır. Mali mühür başvurusu internet üzerinden yapılır. Başvurular, TÜBİTAK BİLGEM Kamu Sertifikasyon Merkezi internet sitesinden kabul edilir. Sayfada bulunan başvuru formu doldurulur. Her yılın başında belirlenen mali mühür ücreti doğrudan kuruma iletilir. Ödeme bilgileri başvuru formunun son aşamasında karşınıza çıkar.
Mali mühür 3 yıl boyunca geçerlidir. 3 yılın sonunda yenilenmesi gerekir. 2022 yılı 3 yıllık mali mühür sertifikasyonu ve akıllı kart okuyucu için belirlenen ücretler şu şekildedir:
- Tüzel kişiler için 335 TL+ KDV (395.3 TL)
- Gerçek kişiler için 213 TL + KDV (251.34 TL)
Mali mühür, firma unvanı özelinde hazırlandığı için unvan değişikliklerinde geçerliliğini kaybeder. Unvan değişikliklerinde yapılacak işlem, yenileme değil yeniden başvurudur. Yenileme işlemi, mali mühür kullanım süresinin dolmasına 3 ay kala başlatılabilir. Sistem, kayıtlı e-postanıza süre dolum ile ilgili mail atar. Yenileme işlemini gerçekleştirmek için mailde yazılı adımları takip edebilirsiniz. Süresi dolduğunda yenilenmeyen mali mühürler, geçerliliğini kaybeder. Mali Mühür birden çok sayıda çıkartılabilir. Hem şirket içi işlemlerin hızı açısından hem de kaybolma riskine karşı yedek bir mührün edinilmesi de avantajlıdır.
